Datenschutzhinweise

Stand: 05. Juni 2025

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Herzlich willkommen bei hermaid!

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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns – die Her-Medical-Aid GmbH – selbstverständlich.In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, welche Daten wir erfassen, wofür wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben.Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und DSGVO-konform verarbeitet.

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Ihre Daten. Ihre Kontrolle.

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1. Verantwortlicher & Kontakt

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Kontakt: Her-Medical-Aid GmbH
c/o hubraum, Winterfeldtstraße 21, 10781 Berlin
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Eintragung im Handelsregister

Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg

Registernummer: HRB 254613 B

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:  DE 362883244

Geschäftsführung: Anne Feldt und Susanne Feldt

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Datenschutzbeauftragter:

Caladan GmbH

c/o Startplatz

Im Mediapark 5

50670 Köln
📧 [email protected]

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Support-Anfragen
📧 [email protected]
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2. Wichtigste Rechte auf einen Blick

Sie haben jederzeit das Recht auf:
✔ Auskunft über Ihre gespeicherten Daten,
✔ Berichtigung unrichtiger Daten,
✔ Löschung (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht),
✔ Einschränkung der Verarbeitung,
✔ Datenübertragbarkeit in maschinenlesbarem Format,
✔ Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Beschwerderecht: Sie können sich bei der [zuständigen Aufsichtsbehörde (z. B. Berliner Beauftragte für Datenschutz)] beschweren.

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3. Dienstleister & Empfänger von Daten

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Wir arbeiten mit folgenden spezialisierten Partnern zusammen:

1. Amazon Web Services (Hosting aller App- und Plattformdaten)

• Anbieter: AWS Germany GmbH
• Adresse: Arnulfstraße 203, 80634 München, Deutschland
• Standort der Datenverarbeitung: Ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt/Main (Region: eu-central-1)
• Art der Verarbeitung: Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
• Besonderheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Gesundheitsdaten

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3. Brevo (E-Mail-Kommunikation & Newsletter)

A. System- und transaktionale E-Mails (z. B. Terminbestätigung, Kontoaktivierung)

• Anbieter: Brevo GmbH (ehemals Sendinblue)
• Adresse: Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
• Einsatzbereich: Versand technisch notwendiger System-E-Mails im Rahmen der Nutzung der Plattform
• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, ggf. Vorname/Nachname, technische Metadaten
• Verarbeitung: Ausschließlich in EU-Rechenzentren
• Rechtsgrundlage:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (z. B. Versand von Buchungsbestätigungen)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z. B. sicherheitsrelevante Hinweise)

B. Newsletter und Marketing-Kommunikation

• Anbieter: Brevo GmbH
• Adresse: Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
• Einsatzbereich: Versand von Newslettern, Informationen über Angebote, Services oder Inhalte
• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, ggf. Kommunikationspräferenzen
• Verarbeitung: Ausschließlich in EU-Rechenzentren
• Besonderheit: Jeder Newsletter enthält einen Opt-out-Link („Abmelden“)
• Rechtsgrundlage:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (freiwillig und widerrufbar)

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Nutzung der hermaid App

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1. Mobile App Stores

• Apple App Store (für iOS-Version)
• Google Play Store (für Android-Version)
• Hinweis: In-App-Käufe unterliegen den jeweiligen Store-Bedingungen
• Wichtig: Gesundheitsdaten werden nicht an Apple oder Google übermittelt; es erfolgt keine Speicherung oder Verarbeitung durch diese Anbieter.

Nutzung der hermaid Webplattform für die Terminbuchung

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1. Medizinische Dienstleister

• Über die Plattform gebuchte Ärzt:innen und Therapeut:innen
• Datenweitergabe nur nach expliziter Einwilligung
• Eigenverantwortung der Mediziner:innen für deren Datenschutz
• Grundlage: Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und Vertrag mit dem behandelnden Arzt oder Heilberufler (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2. Stripe (Zahlungsabwicklung für Selbstzahler)

• Zahlungsanbieter: Stripe Payments Europe Ltd.
• Adresse: 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland
• Einsatzbereich: Ausschließlich für Zahlungen in der Webplattform (z. B. bei Terminbuchungen mit Ärzt:innen oder Therapeut:innen).
  Dies betrifft nicht Nutzer:innen der App oder Angestellte, die die App über ihren Arbeitgeber oder über BGM-Plattformen nutzen.
• Verarbeitete Daten:
  Zahlungsmethode, Transaktions-ID, ggf. Rechnungsdaten
• Standort der Datenverarbeitung:
  Primär Frankfurt am Main, mit EU-Standardvertragsklauseln für Datenübermittlungen
• Zahlungsmethoden:
  Kreditkarte, PayPal, Klarna
• Rechtsgrundlage:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Zahlungsabwicklung)
  • Keine Übermittlung von Gesundheitsdaten an Stripe
    ⇒ Daher ist Art. 9 DSGVO hier nicht einschlägig

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Zusammenfassung:

Rechtliche Absicherungen:
• Mit allen Partnern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV)
• Gesundheitsdaten werden niemals an Marketing-Dienstleister weitergegeben
• Regelmäßige Datenschutz-Audits aller Partner

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Standorte der Datenverarbeitung:
✓ Deutschland: AWS, Brevo
✓ EU: Stripe (mit deutschen Servern)
✓ USA: Nur bei Nutzung von Google/Apple-Stores (ohne Gesundheitsdaten)

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4. Wie wir Ihre Daten nutzen

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A. Notwendige Verarbeitungen

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Nutzerkonto:

• Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Login-Daten (Pseudonymisierte Nutzerkennung)
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Speicherdauer:
  • Aktiv genutzte Konten: Bis zur Löschung durch die Nutzerin / den Nutzer oder durch uns(oder neutralisiert): Bis zur Löschung durch die betroffene Person oder auf Ihren Wunsch
  • Gelöschte Konten: 3 Jahre ab Löschung (Dokumentation der Einwilligungslage)
  • Bei Nichtlöschung: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gemäß § 257 HGB (bis zu 10 Jahre für geschäftsrelevante Kommunikation)
    Wichtig:
    Ihre Account-Daten werden nach Kontolöschung umgehend pseudonymisiert. Vollständige Löschung aller personenbezogenen Referenzen erfolgt spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sofern keine anderweitigen rechtlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

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Technischer Betrieb:

• Daten: IP-Adresse, Geräteinformationen
• Grundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Speicherdauer: 30 Tage

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B. Besonders geschützte Gesundheitsdaten

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Terminbuchung mit Ärzten:

• Daten: Gesundheitsangaben, Anamnese
• Grundlage: Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) + Vertrag dem zu Behandelden Arzt oder Heilberufler.
• Speicherdauer: Bis zum Widerruf + 3 Jahre Nachweispflicht

Tagebuchfunktion:

• Daten: Selbstreflexionen, Symptome
• Grundlage: Explizite Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Löschung: Jederzeit per E-Mail-Anfrage möglich

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C. Optionale Leistungen

Newsletter:

• Daten: E-Mail-Adresse, Präferenzen
• Grundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Speicherdauer: Bis zur Abmeldung

Zahlungsabwicklung (Nur elevant für Selbstzahler, nicht Firmenkunden und deren Mitarbeiter:innen)

• Daten: Zahlungsmethode, Transaktions-ID
• Grundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Speicherdauer: 10 Jahre (handelsrechtliche Pflicht)

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5. Wichtige Zusatzinformationen

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🔒 Sicherheit

• Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
• Gesundheitsdaten erhalten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Regelmäßige Sicherheitsaudits durch externe Experten.

🌍 Datenweitergabe

• Keine Daten außerhalb der EU/EWR (Ausnahme: Stripe/Google Pay/Apple Pay nur mit Standardvertragsklauseln).
• Dienstleister (z. B. AWS, Brevo) handeln ausschließlich als Auftragsverarbeiter mit vertraglichen Garantien (Art. 28 DSGVO).

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6. So einfach können Sie Ihre Rechte wahrnehmen

• Löschung/Kopie Ihrer Daten: E-Mail an [email protected] (Bearbeitung innerhalb von 30 Tagen).
• Newsletter abmelden: Klick auf „Abmelden“ in jeder E-Mail.
• Einwilligungen widerrufen: E-Mail oder direkt in den Kontoeinstellungen.

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Transparenz ist uns wichtig.
Bei Fragen kontaktieren Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit.